Logo NECTEC
Human Resources Magazine Online Vol.12
   
ผู้บังคับบัญชากับการสอนงาน (COACHING)
โดย นีโม่


การสอนงานเป็นหน้าที่สำคัญของผู้บริหารในปัจจุบันนี้ มีการพูดถึงและเน้นบทบาทการสอนงานกันมาก ไม่ว่าจะเป็นแวดวงธุรกิจหรือภาคราชการ ณ โอกาสนี้จึงขอนำเรื่องราวต่าง ๆ เกี่ยวกับการเสนองานมาเสนอ เพื่อให้เข้ากับกระแสนิยมและเป็นไปตามหลักก็คงต้องเริ่มต้นที่ความหมายของการสอนงานกันก่อน

การสอนงาน (COACHING) คืออะไร
มีผู้ให้คำจำกัดความของการสอนงานไว้มากมาย แต่ขอสรุปง่าย ๆ ว่าการสอนงานคือการที่คน ๆ หนึ่ง ช่วยให้ใครก็ตามพัฒนาขีดความสามารถในการทำงาน การสอนงานไม่ได้หมายถึงสาระของการสอนหรือบอกถึงวิธีการทำงานเท่านั้น แต่หมายรวมถึงการช่วยเหลือ การให้คำแนะนำ การให้กำลังใจและให้โอกาสในการทำสิ่งต่างๆ ให้ดีขึ้น เป็นสิ่งที่พึงตระหนักว่าการสอนงานเป็นวิธีการที่จะช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาประสบความสำเร็จในการทำงานอย่างเป็นอิสระและประสิทธิภาพ การสอนงานจึงเป็นวิธีการหนึ่งในการบริหารที่ผู้บังคับบัญชาควรทำความเข้าใจให้ละเอียดถ่องแท้ เพื่อการนำไปใช้ในการบริหารงานจะได้เกิดประโยชน์และมีประสิทธิภาพ

เมื่อไรจึงควรจะมีการสอนงาน
มีตัวอย่างการพิจารณาง่าย ๆ ว่าควรจะใช้การสอนงานเมื่อไรดังนี้ เมื่อใดที่พนักงานขายสินค้าไม่ทราบวิธีการที่ถูกต้องในการแนะนำ หรือสาธิตใช้สินค้าหรือผลิตภัณฑ์ของตนแก่ ลูกค้าหรือพนักงานควบคุมเครื่องจักรกล เปิดปิดอุปกรณ์ตามอำเภอใจ โดไม่ทราบถึงลำดับขั้นตอนที่ถูกต้อง การสอนงานถือได้ว่ามีความจำเป็นแล้ว

ประโยชน์ของการสอนงาน
การสอนงานมีประโยชน์มากมายทั้งต่อผู้ได้รับการสอน ผู้สอน และต่อองค์กร อาทิเช่น ช่วยพัฒนาความรู้ความเข้าใจให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชา เป็นการมอบหมายงานที่มีประโยชน์ก่อให้เกิดความพึงพอใจในการปฏิบัติงาน ช่วยพัฒนาสัมพันธภาพในระหว่างผู้ปฏิบัติงาน เมื่อพิจารณาโดยดูที่เรื่องค่าใช้จ่ายก็จะเห็นว่ามีค่าใช้จ่ายน้อยมาก เมื่อเปรียบเทียบกับค่าจ่ายที่เกิดขึ้นกับการจัดการฝึกอบรมในลักษณะเต็มรูป แบบ

ประโยชน์ที่ได้รับจากการสอนงานในมุมมองของผู้ใต้บังคับบัญชา
การสอนเป็นสิ่งที่มีประโยชน์อย่างยิ่ง ทั้งต่อการทำงานและชีวิตแระจำวันโดยสามารถสรุปได้ดังนี้
1.จุดประกายกระตุ้นให้เกิดความพยายามเพื่อไปสู่เป้าหมาย
2.ช่วยเพิ่มความมั่นใจในการทำงาน
3.เพิ่มความพอใจในงาน และการใช้ชีวิต
4.เพิ่มประสิทธิภาพให้แก่ทีมงานและองค์กร
5.เพิ่มขีดความสามารถของความรับผิดชอบและความรอบคอบในการตัดสินใจ
6.ช่วยให้สามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดีขึ้น
7.ช่วยให้สื่อสารกับผู้อื้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หลักสำคัญในการสอนงาน
อย่างไรก็ตามหากนำการสอนงานใช้หลักการพื้นฐานที่จำเป็นจะต้องทราบ และเข้าใจเกี่ยวกับผู้ที่จะรับการสอนงานมีดังนี้
1.อะไรคือสิ่งที่คาดหวังจากผู้ที่เราจะสอนงาน
2.เขาจะต้องทำอะไร
3.อะไรที่เขาสามารถพัฒนาได้
โดยปกติการสอนงานและการให้ข้อมูลย้อนกลับ เป็นวิธีการที่ดีที่ช่วยประกันให้ประสบความสำเร็จตามที่ต้องการ

ข้อผิดพลาดของการสอนงาน
มีหลายสิ่งหลายประการที่สมควรหลีกเลี่ยง เมื่อคุรพยายามที่จะสอนงานผู้ใต้บังคับบัญชา ขอยกตัวอย่างที่สำคัญ ๆ ดังนี้
“การเน้นพูดเฉพาะความสำเร็จที่กระทำโดยหลีกเลี่ยงที่จะพูดถึงความผิดพลาดที่ผู้เรียนกระทำ ถือเป็นการสอนงานที่ไม่ดี”
การกล่าวถึงข้อผิดพลาดหรือการไร้ความสามารถเป็นเรื่องที่ไม่น่ายินดี และในฐานะผู้บังคับบัญชาการที่คุณชี้ไปที่ข้อผิดพลาดหรือความเสียหายที่เกิดขึ้นในการทำงาน อาจทำให้คุณไม่เป็นที่ชื่นชมของผู้ใต้บังคับบัญชา อย่างไรก็ตามหน้าที่ประการหนึ่งของคุณก็คือการช่วยให้งานบรรลุความสำเร็จ ดังนั้นเมื่อพบว่ามีสิ่งใดผิดพลาด คุณต้องทำให้เขาตระหนักถึงข้อผิดพลาดและยอมรับที่จะแก้ไขโดยที่ไม่รู้สึกว่าตัวเองไร้ค่าหรือไม่ได้เรื่อง
“การปฏิบัติต่อผู้ใต้บังคับบัญชาด้วยการลงโทษในข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นต่อเนื่อง เพราะพฤติกรรมเช่นนี้ไม่ได้ก่อให้เกิดการปรับปรุงใด ๆ”
ความผิดพลาดที่มักพบนี้จึงเป็นการกระทำที่ไร้ประโยชน์ การวิพากษ์วิจารณ์อย่างรุนแรงก็เช่นกันเพราะจะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาไม่พอใจ ซึ่งจะก่อให้เกิดปัญหา ไม่สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นต่อไป
“ผู้บังคับบัญชา คิดว่าที่ผ่านมาเขาก็ทำงานกันดี ดังนั้นเขาก็น่าที่จะทำงานและเผชิญกับปัญหาที่จะเกิดขึ้นได้ด้วยตนเอง”
แต่โดยข้อเท็จจริงในระยะยาวแล้วพนักงานมักจะไม่สามารถแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นได้ จึงถือเป็นหน้าที่สำคัญของผู้บังคับบัญชาที่จะต้องสอน ชี้แนให้เห็นปัญหาและวิธีการแก้ไขปัญหาเหล่านั้น

บทบาทของผู้บังคับบัญชา
ผู้บังคับบัญชามี บทบาทที่พึงปฏิบัติในการสอนงานมีสี่ประการดังนี้
1.ส่งเสริม ขอเน้นว่าแตกต่างจากการสั่งสอน การส่งเสริมเป็นไปเพื่อกระตุ้นให้รู้จักคิดและกระทำด้วยตนเอง
2.สร้างสรรค์ บรรยากาศของความไว้วางใจให้เกิดความเชื่อมั่น ว่าสถานที่แห่งนี้คือที่ทำงานที่เขาสามารถทุ่มเทและทำงานได้โดยไม่ต้องกังวลใด ๆ หากเกิดข้อผิดพลาดจากการทำงาน นั่นก็เป็นสิ่งที่จะต้องเรียนรู้
3.กระตุ้นเพื่อให้คงความรับผิดชอบในสถานการณ์การเรียนรู้โดยปรับให้สอดคล้องกับแต่ละบุคคล
4.ช่วยแก้ปัญหา

ทักษะที่จำเป็นต่อการเป็นผู้สอนงานที่ดี
ทักษะของผู้สอนงาน โดยพื้นฐานแล้วก็คือ ทักษะของการบริหาร และการสื่อสารนั่นเอง ทักษะต่าง ๆ สามารถจัดเป็นประเด็นได้รวม 5 ประการ คือ
1.การฟัง
2.การถาม
3.การสรุปใจความ
4.การเข้าใจผู้อื่น
5.การให้ข้อมูลย้อนกลับ

คุณลักษณะที่ผู้สอนงานควรมี....ได้รับการยอมรับนับถือจากเพื่อนร่วมงานเป็นที่ยอมรับในเรื่องความรู้ความสามารถ
มีความยินดีที่จะได้ช่วยเหลือผู้อื่น
มีความอดทนและมีความเป็นระบบ
มีความเข้าใจผู้อื่น
มีความตื่นตัวต่อการเรียนรู้
มีความสามารถแสดงให้ผู้อื่นสนใจและเกิดความมั่นใจ

การสอนงานกับการแก้ปัญหา
การสอนงานที่ประสบความสำเร็จนั้นต้องผนวกควบคู่ไปกับการแก้ปัญหาด้วยในการเรียนรู้ และทำงานร่วมกันของผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา มีลำดับขั้นตอนที่ควรเป็นดังนี้
แจกแจงปัญหาให้ชัดเจน
หาวิธีการที่เป็นไปได้ในการแก้ปัญหา
ประเมินและเลือกวิธีการในการแก้ปัญหา
วางแผน กำหนดวิธีการแก้ปัญหา

ลักษณะของการสอนงาน
ลักษณะของการสอนงานที่พึงมี อย่างน้องก็คือการกระทำตามคุณลักษณะ ซึ่งประกอบด้วยวิธีการที่สามารถช่วยแก้ไข ช่วยพัฒนาความสามารถในการปฏิบัติงานซึ่งควรประกอบด้วย
เต็มใจและมีปฏิสัมพันธ์ คือการให้และรับ มีการถาม การแบ่งปันข้อมูลแลกเปลี่ยนความคิดโดยทุกคนมีส่วนร่วม ไม่ใช่ผู้บังคับบัญชาหรือผู้สอนควบคุม
เป็นรูปธรรม ใช้ถ้อยคำในการสอนงานที่ชัดเจน เป็นรูปธรรมไม่คลุมเครือ การพูดคุย สนทนาในระหว่างการสอนงานมุ่งไปที่ว่าอะไรบ้างที่สามารถแก้ไขได้ อะไรที่สามารถเรียนได้ หรือสามารถพัฒนาได้
ความเป็นเหตุเป็นผล ผู้สอนรักษาการสนทนาให้อยู่ในวัตถุประสงค์ พยายามแสวงหาข้อมูลให้รอบด้านก่อนที่จะกำหนดวิธีการแก้ปัญหา
ให้เกียรติและยอมรับกันในฐานะผู้สอน พึงหลีกเลี่ยงพฤติกรรมที่สื่อให้เห็นถึงการดูหมิ่นว่าด้อยหรือถากถางเสียดสี ตัดสินประเมินเขา ให้ผู้อื่นมีส่วนร่วมในการสนทนาอย่างเต็มที่

รูปแบบของการสอนงาน
รูปแบบของการสอนงานควรจะเป็นแบบไหน ขึ้นอยู่กับว่าการสอนงานนั้นกระทำกับผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงหรือไม่ หากเป็นผู้ใต้บังคับบัญชา การสอนงานต้องเน้นที่การให้ความชัดเจนถึงกระบวนการแก้ปัญหาและเสนอการมีส่วนร่วมชวยแก้ปัญหาในการทำงาน หลังจากนั้นให้กำลังใจเพื่อให้ผู้ใต้บังคับบํชาพัฒนาความคิดเกี่ยวกับโครงสร้างขอองค์การโดยทดสอบข้อเสนอแนะซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการแก้ปัญหา ถ้าไม่ได้เป็นผู้ใต้บังคับบัญชาในการสอนงานนั้น ให้มุ่งเน้นที่ข้อคำถามแล้วพยายามตอบให้ชัดเจน โดยสาระของการตอบควรประกอบไปด้วยข้อคิดเห็นที่ประมวลจากประสบการณ์ของผู้สอนงานโดยภาพรวม ถึงแม้ว่ารูปแบบการสอนงานของคุณนันจะสามารถยืดหยุ่นและปรับเปลี่ยนไปได้ แต่ทุกคนก็มักจะมีลักษณะเฉพาะของแต่ละคน และไม่ว่าแต่ละคนจะมีรูปแบบประจำตัวอย่างไรก็แล้วแต่ ขออย่าให้เป็นแบบชี้นำ (directive) อย่าลืมว่าการสอนงานที่ประสบความสำเร็จนั้น คือการช่วยให้ผู้อื่นพัฒนาตัวเอง เพื่อให้เกิดพัฒนาการปรับปรุงความสามารถในการทำงาน

อะไรที่ทำให้การสอนงานถูกละเลย
การไม่มีความประสงค์จะพัฒนา
ลักษณะที่เป็นคนครอบงำผู้อื่น
ไม่มีเวลา,ขาดความเข้าใจเรื่องการสอนงาน
ขาดทักษะที่จำเป็นของการสอนงาน

ตัวอย่างแนวทางในการสอนงาน
จากที่ได้นำเสนอให้ทราบถึงประเด็นต่าง ๆ เกี่ยวกับการสอนงานมาหลายแง่มุมพอสมควร ต่อไปจะขอนำเสนอถึงแนว หรือตัวอย่างในการสอนงานที่เป็นรูปธรรมโดยต่อไปนี้อาจจะเรียกผู้ใต้บังคับบัญชาในบางครั้งว่ากลุ่มเป้าหมายตามความเหมาะสมและขอนำเสนอแนวทางเป็นประเด็น ๆ เพื่อสะดวกต่อการทำความเข้าใจ ดังนี้
วิเคราะห์รวบรวมข้อผิดพลาดจากผู้ใต้บังค้บบัญชาหรือกลุ่มเป้าหมายเพื่อพิจารณาดูว่าอะไรบ้างที่สามารถเรียนรูได้
ให้มีช่วงเวลาของการถาม-ตอบปัญหาบ่อย ๆ
ให้กลุ่มเป้าหมายช่วยกันทำรายการแนวทางและผลลัพธ์ที่คาดว่าจะเกิดของแต่ละประเด็นปัญหา
ถามกลุ่มเป้าหมายเพื่อขอข้อแนะนำว่า
“คุณจะทำอะไรถ้า........................”
ถามกลุ่มเป้าหมายว่าวันนี้ได้เรียนรู้อะไรบ้าง และมีอะไรที่สามารถจะทำได้ดีกว่าเดิม หรือแตกต่างจากเดิม
ให้ทำงานพิเศษหรืองานนอกเหนือความรับผิดชอบในช่วงวันหยุด
ให้ทำงานที่สนใจซึ่งเป็นงานที่เกิดขอบเขตงานปรกติ
ถามความคิดเห็นเกี่ยวกับการพัฒนาการทำงาน
เป็นผู้ฟังที่ดี เปิดโอกาสให้กลุ่มเป้าหมายพูด
กล่าวยกย่องชื่นชมผู้ที่ทำงานได้ดีหรือทำงานมอบหมายพิเศษให้ได้ยินกันอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง
มอบหมายรายงานหรือหนังสือที่น่าสนใจไปอ่านเพื่อทำสรุปใจความให้เหลือ 1 หน้ากระดาษ
ตั้งเป้าหมายการทำงานแล้วนำมาพิจารณาร่วมกัน
มอบหมายให้รับผิดชอบเงิน

จากตัวอย่างแนวทางในการนำการสอนงานไปใช้เพื่อพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชา ซึ่งเมื่อผนวกกับหลัก ต่าง ๆ ที่ได้กล่าวมาแล้ว เชื่อได้ว่าจะเป็นประโยชน์ช่วยให้ท่านมีมุมมองที่กว้าง และรอบด้านยิ่งขึ้นเกี่ยวกับเรื่องการสอนงาน ซึ่งได้รับการยอมรับว่าเป็นหน้าที่ประการสำคัญของผู้บังคับบัญชา หรือผู้บริหารถึงขนาดมีการกำหนดบทบาทนี้ไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ในส่วนของภาคราชการจะนำไปปรับใช้ในการสอนงานจริงนั้นก็คงต้องพิจารณาองค์ประกอบและปัจจัยต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกันให้ถี่ถ้วนเพื่อความเหมาะสม ซึ่งมั่นใจว่าไม่เหลือบ่ากว่าแรงของท่านผู้อ่านทั้งหลาย

  หน้าแรก  
ศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ
112 ถ.พหลโยธิน ต.คลองหนึ่ง อ.คลองหลวง จ.ปทุมธานี 12120
โทร.(662)5646900 โทรสาร (662)5646901-2